Một đường link chia sẻ Google Drive không được kiểm soát có thể trở thành một lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng. Dù bạn gửi nhầm link cho đối tác, hay nhân viên cũ vẫn còn quyền truy cập vào tài liệu nội bộ, việc không biết cách thu hồi link chia sẻ Google Drive có thể dẫn đến những hậu quả khó lường. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để lấy lại quyền kiểm soát dữ liệu của mình một cách an toàn và nhanh chóng.
Tại Sao Cần Phải Thu Hồi Quyền Truy Cập Google Drive Ngay Lập Tức?
Việc quản lý quyền truy cập không chỉ là một thao tác kỹ thuật mà còn là một tấm khiên bảo vệ thông tin quan trọng của bạn. Dưới đây là những tình huống cấp bách đòi hỏi bạn phải hành động ngay.
Bảo vệ dữ liệu công ty khi nhân viên cũ nghỉ việc
Khi một nhân viên rời đi, họ có thể vẫn còn quyền truy cập vào các thư mục dự án, danh sách khách hàng, hoặc các tài liệu chiến lược thông qua các link đã được chia sẻ trước đó. Thu hồi quyền truy cập ngay lập tức là bước không thể thiếu trong quy trình bàn giao để ngăn chặn nguy cơ rò rỉ hoặc phá hoại dữ liệu kinh doanh.
Tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm khi gửi nhầm link
Chỉ một cú click chuột sai có thể gửi một tài liệu tài chính, hợp đồng, hoặc thông tin cá nhân cho sai người. Trong trường hợp này, việc nhanh chóng thu hồi link chia sẻ Google Drive sẽ giúp bạn hạn chế tối đa thiệt hại, ngăn không cho người nhận không mong muốn xem, tải xuống hay chia sẻ tiếp tài liệu đó.
Lấy lại toàn quyền kiểm soát tài liệu cá nhân
Đôi khi bạn chia sẻ tài liệu cá nhân cho một mục đích tạm thời, như xem chung một album ảnh hay góp ý vào một bản thảo. Sau khi đã hoàn thành, việc dừng chia sẻ sẽ đảm bảo rằng chỉ có bạn mới có quyền quyết định ai được xem những thông tin riêng tư này trong tương lai.
Hướng Dẫn Dừng Chia Sẻ File Qua Link Công Khai (Bất kỳ ai có đường liên kết)
Đây là cách phổ biến nhất để vô hiệu hóa một đường link đã được chia sẻ rộng rãi. Khi hoàn tất, bất kỳ ai cố gắng truy cập qua link cũ sẽ gặp thông báo yêu cầu quyền truy cập.
Bước 1: Mở tệp hoặc thư mục cần thu hồi link
Đầu tiên, hãy truy cập vào Google Drive của bạn và tìm đến đúng tệp hoặc thư mục mà bạn muốn dừng chia sẻ.
Bước 2: Truy cập vào mục “Chia sẻ” (Share)
Nhấp chuột phải vào tệp/thư mục đó và chọn “Chia sẻ”, hoặc chọn tệp rồi nhấp vào biểu tượng hình người có dấu cộng trên thanh công cụ.
Bước 3: Thay đổi quyền truy cập chung thành “Bị hạn chế” (Restricted)
Trong cửa sổ “Chia sẻ” vừa hiện ra, hãy nhìn vào phần “Quyền truy cập chung”. Nhấp vào menu thả xuống (thường đang ở trạng thái “Bất kỳ ai có đường liên kết”) và chọn tùy chọn “Bị hạn chế”.
Bước 4: Xác nhận và lưu thay đổi để hoàn tất
Sau khi chọn “Bị hạn chế”, hãy nhấp vào nút “Xong” (Done) để lưu lại cài đặt. Ngay lập tức, đường link công khai cũ sẽ bị vô hiệu hóa.
Cách Xóa Quyền Truy Cập Google Drive Của Một Người Dùng Cụ Thể
Nếu bạn chỉ muốn ngăn một hoặc vài tài khoản email cụ thể truy cập vào tệp của mình mà không ảnh hưởng đến những người khác, hãy làm theo các bước sau.
Bước 1: Mở cửa sổ “Chia sẻ” của file hoặc thư mục
Thực hiện tương tự như Bước 1 và 2 ở phần trên để mở ra bảng quản lý chia sẻ.
Bước 2: Tìm đến danh sách những người đang có quyền truy cập
Tại cửa sổ này, bạn sẽ thấy danh sách các tài khoản email đã được bạn trực tiếp cấp quyền truy cập.
Bước 3: Nhấp vào vai trò và chọn “Xóa quyền truy cập” (Remove access)
Tìm đến email của người bạn muốn thu hồi quyền, nhấp vào vai trò hiện tại của họ (Người xem, Người nhận xét, hoặc Người chỉnh sửa) để mở ra menu tùy chọn. Chọn “Xóa quyền truy cập”.
Bước 4: Lưu lại để hoàn tất việc quản lý người dùng
Nhấp vào nút “Lưu” (Save) để xác nhận thay đổi. Người dùng đó sẽ ngay lập tức bị xóa khỏi danh sách và không thể truy cập vào tài liệu của bạn nữa.
Mẹo Thực Chiến Để Quản Lý Quyền Chia Sẻ An Toàn Hơn
Việc thu hồi link chỉ là giải pháp tình thế. Để chủ động bảo vệ dữ liệu, bạn cần có một chiến lược quản lý thông minh hơn.
Thiết lập ngày hết hạn cho link chia sẻ (Tính năng của Google Workspace)
Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google Workspace (phiên bản trả phí dành cho doanh nghiệp), bạn có thể đặt ngày hết hạn cho quyền truy cập. Điều này cực kỳ hữu ích khi làm việc với các đối tác ngắn hạn hoặc chia sẻ tài liệu nhạy cảm về thời gian. Tham khảo thêm tại trang hỗ trợ của Google.
Thường xuyên kiểm tra ai đang có quyền truy cập các thư mục quan trọng
Hãy tạo thói quen kiểm tra định kỳ (ví dụ: hàng quý) các thư mục chứa dữ liệu quan trọng. Rà soát danh sách những người có quyền truy cập và loại bỏ những ai không còn liên quan. Đây là một bước đơn giản nhưng giúp giảm thiểu rủi ro bảo mật một cách đáng kể.
Phân biệt rõ khi nào nên thay đổi quyền chia sẻ và khi nào nên xóa hoàn toàn
Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hành động này là rất quan trọng. Nếu một người chỉ cần tạm thời không chỉnh sửa được nữa, bạn có thể chuyển vai trò của họ từ “Người chỉnh sửa” thành “Người xem”. Chỉ nên chọn “Xóa quyền truy cập” khi bạn muốn chấm dứt hoàn toàn việc truy cập của họ.
Sai Lầm Cần Tránh Khi Thu Hồi Link Chia Sẻ Google Drive
Thao tác sai có thể khiến bạn nghĩ rằng dữ liệu đã an toàn, nhưng thực tế vẫn tồn tại lỗ hổng.
Chỉ thay đổi link mà quên xóa quyền truy cập của người dùng cũ
Nếu bạn chỉ đặt lại quyền truy cập công khai thành “Bị hạn chế”, những người đã được bạn thêm vào bằng email trực tiếp vẫn có thể truy cập được. Hãy nhớ kiểm tra cả hai mục này.
Không kiểm tra lại sau khi đã thực hiện thu hồi link
Sau khi thu hồi, hãy thử mở link đó trong một trình duyệt ẩn danh. Nếu bạn vẫn truy cập được, có nghĩa là thao tác đã sai ở đâu đó. Luôn luôn xác minh lại để đảm bảo an toàn.
Xóa nhầm quyền của những người dùng vẫn cần truy cập
Trước khi xóa, hãy đọc kỹ danh sách để tránh xóa nhầm quyền của thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan vẫn đang cần truy cập tài liệu để làm việc.
Nâng Cao Bảo Mật: Bước Tiếp Theo Trong Việc Quản Lý Quyền Truy Cập
Việc thu hồi link chia sẻ Google Drive là một kỹ năng thiết yếu để bảo vệ tài sản số của bạn. Bằng cách kết hợp giữa việc vô hiệu hóa link công khai và quản lý quyền truy cập của từng người dùng cụ thể, bạn có thể kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình.
Tóm tắt các cách dừng chia sẻ file hiệu quả nhất
- Với link công khai: Chuyển “Quyền truy cập chung” thành “Bị hạn chế”.
- Với người dùng cụ thể: Tìm tên họ trong danh sách chia sẻ và chọn “Xóa quyền truy cập”.
Tìm hiểu sâu hơn về cách phân quyền chia sẻ trên Google Drive
Để quản lý chuyên sâu hơn, bạn nên nắm vững các cấp độ quyền khác nhau. Tham khảo thêm: Cách phân quyền chia sẻ trên Google Drive.
Khám phá các cách chia sẻ file an toàn để chủ động bảo vệ dữ liệu
Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Hãy trang bị cho mình kiến thức về các cách chia sẻ file an toàn để giảm thiểu rủi ro ngay từ đầu.
