Dữ liệu công ty phân mảnh, mỗi phòng ban lưu trữ một nơi, nhân viên nghỉ việc và toàn bộ tài liệu dự án quan trọng “biến mất” cùng tài khoản của họ. Đây có phải là cơn ác mộng mà doanh nghiệp của bạn đang đối mặt hàng ngày? Nếu câu trả lời là có, thì đã đến lúc bạn cần tìm hiểu Google Shared Drive là gì và tại sao nó lại là chìa khóa để giải quyết triệt để tình trạng hỗn loạn dữ liệu.
Bài viết này sẽ đi sâu vào bản chất của Shared Drive, chỉ ra điểm khác biệt cốt lõi so với My Drive quen thuộc và lý giải tại sao đây là công cụ không thể thiếu để xây dựng một hệ thống quản lý file cho doanh nghiệp một cách khoa học và bền vững.
Google Shared Drive là gì?
Google Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) là một không gian lưu trữ tập trung trong Google Workspace, nơi các tệp và thư mục thuộc sở hữu của một tập thể (một nhóm, một phòng ban hoặc toàn bộ công ty) thay vì một cá nhân cụ thể.
Đây chính là điểm khác biệt mang tính cách mạng. Với My Drive thông thường, bạn là chủ sở hữu của tệp. Khi bạn rời công ty, các tệp đó có thể bị xóa hoặc mất quyền truy cập. Ngược lại, trong Shared Drive, dữ liệu tồn tại độc lập với các thành viên. Dù một người có thêm vào hay rời khỏi Google Drive Team, toàn bộ dữ liệu vẫn được bảo toàn nguyên vẹn và thuộc quyền sở hữu của tổ chức.
Điểm khác biệt cốt lõi: My Drive vs. Shared Drive
Để hiểu rõ sức mạnh của bộ nhớ dùng chung, việc so sánh trực tiếp với My Drive là cách tốt nhất. Đừng nhầm lẫn Shared Drive chỉ là một “thư mục được chia sẻ” thông thường, sự khác biệt nằm ở gốc rễ về quyền sở hữu tệp.
| Tiêu chí | My Drive (Lưu trữ cá nhân) | Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) |
| :— | :— | :— |
| Quyền sở hữu tệp | Thuộc về cá nhân người tạo ra tệp. | Thuộc về tổ chức/đội nhóm. |
| Vòng đời dữ liệu | Tệp sẽ bị xóa nếu chủ sở hữu xóa chúng hoặc khi tài khoản của họ bị vô hiệu hóa. | Tệp tồn tại vĩnh viễn miễn là tổ chức còn tồn tại, bất kể thành viên đến hay đi. |
| Quản lý & Phân quyền | Chủ sở hữu tệp có toàn quyền kiểm soát việc chia sẻ. Khó quản lý đồng bộ. | Quản trị viên và Người quản lý Shared Drive có thể kiểm soát thành viên và cấp quyền truy cập một cách nhất quán. |
| Cấu trúc lưu trữ | Phân mảnh, mỗi người có một cấu trúc riêng. | Tập trung, mọi người nhìn thấy cùng một cấu trúc thư mục. |
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Shared Drive?
Việc chuyển đổi sang Shared Drive không chỉ là một thay đổi về công nghệ, mà còn là một bước tiến về tư duy quản trị dữ liệu. Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà nó mang lại.
Chấm dứt tình trạng “mất dữ liệu” khi nhân viên nghỉ việc
Đây là lợi ích quan trọng nhất. Khi tài sản trí tuệ của công ty (hợp đồng, kế hoạch, báo cáo, thiết kế…) nằm trong Shared Drive, bạn không còn phải lo lắng về việc một nhân viên nghỉ việc sẽ “mang theo” dữ liệu. Quyền sở hữu thuộc về công ty đảm bảo tính liên tục và an toàn cho tài sản số của bạn.
Quản lý file cho doanh nghiệp một cách tập trung và khoa học
Thay vì hàng chục phiên bản của một tài liệu trôi nổi trong các My Drive khác nhau, Shared Drive tạo ra một “nguồn sự thật duy nhất” (single source of truth). Mọi người trong nhóm đều truy cập và làm việc trên cùng một tệp, giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và đảm bảo mọi người luôn có thông tin cập nhật nhất.
Phân quyền truy cập linh hoạt và an toàn
Shared Drive cung cấp hệ thống phân quyền chi tiết, từ người chỉ xem (Viewer) đến người có toàn quyền quản lý (Manager). Điều này cho phép bạn kiểm soát chính xác ai có thể làm gì với dữ liệu của công ty. Để hiểu sâu hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về Cách phân quyền trên Google Drive để áp dụng cho cả My Drive và Shared Drive.
Tăng cường hiệu suất cộng tác nhóm
Khi mọi tài liệu dự án được tổ chức gọn gàng tại một nơi, việc tìm kiếm và cộng tác trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Các thành viên có thể dễ dàng tìm thấy thông tin mình cần mà không phải hỏi đi hỏi lại, từ đó tập trung vào công việc chuyên môn và thúc đẩy tiến độ chung.
Ai nên sử dụng Bộ nhớ dùng chung của Google?
Mặc dù là một tính năng của các gói Google Workspace trả phí, Shared Drive đặc biệt hữu ích cho:
- Các phòng ban dự án: Marketing, Bán hàng, Phát triển sản phẩm… cần một không gian chung để lưu trữ tài liệu chiến dịch, thông tin khách hàng, và các tài liệu liên quan đến dự án.
- Ban lãnh đạo và Nhân sự: Để lưu trữ các báo cáo quan trọng, chính sách công ty, hồ sơ nhân viên một cách bảo mật và có kiểm soát.
- Các đội nhóm làm việc liên phòng ban hoặc từ xa: Đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một bộ tài liệu, dù họ ở bất kỳ đâu. Việc này giúp duy trì tính nhất quán và đảm bảo việc Chia sẻ file an toàn cho doanh nghiệp.
Kết luận: Chuyển đổi từ sở hữu cá nhân sang tài sản tập thể
Tóm lại, Google Shared Drive không chỉ là một nơi lưu trữ. Nó là một sự thay đổi cơ bản trong cách doanh nghiệp của bạn nhìn nhận và quản lý dữ liệu: chuyển từ sở hữu cá nhân rời rạc sang tài sản tập thể có cấu trúc. Bằng việc đặt dữ liệu vào một không gian thuộc sở hữu của tổ chức, bạn đang xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm.
Bắt đầu xây dựng một nền tảng dữ liệu vững chắc cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay. Hãy rà soát lại cấu trúc Google Drive hiện tại và xác định những phòng ban nào cần triển khai Shared Drive để tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo vệ tài sản số quý giá của công ty.
